Von Einkauf bis Logistik: Transparenz für alle Abteilungen | TradeLink Help Center

1. Mit internen Abteilungen auf TradeLink kollaborieren

2. Vorteile für meine Abteilung

• 2.1 Logistik

• 2.2. Einkauf

• 2.3. Vertrieb

• 2.4. Geschäftsführung & Management

 

Mit internen Abteilungen auf TradeLink kollaborieren

Der Austausch von Informationen rund um die Logistik wird aktiven TradeLink-Nutzer:innen viel Arbeit und Zeit ersparen. Vom dem Ausgangspunkt der Logistik, macht es Sinn den Abteilungen einen Zugang zu TradeLink zu geben, die täglich interne Anfragen in Form von E-Mails und Telefon an die Logistik erzeugen (bspw. Einkauf, Vertrieb, Lager). In der Nutzerverwaltung deiner Firma sind in wenigen Schritten neue Kollegen zu TradeLink eingeladen. Diese können gemäß dem Zuständigkeitsbereich ihrer Abteilung bestimme Lese- und/oder Schreibe-Bereichtigung erhalten. Darüber hinaus kann jede:r Nutzer:in die Kalender- und Listen-Ansicht individuell anpassen und sich einen persönlichen Überlick über die Logistik via TradeLink verschaffen.

Vorteile für meine Abteilung

• Weniger Emails und Telefonate:

  Viele interne Anfragen, die du zuvor mühsam per E-Mail oder Telefon beantwortet hast, können sich deine Kolleg:innen mit der übersichtlichen Kalendar- oder Listenansicht in TradeLink selbst beantworten. Die Beschaffung der Informationen wird mit TradeLink vereinfacht und die Kommunikationswege kürzer.

• Datenabruf & Status in Echtzeit:

  Jegliche Informationen aktualisieren sich in Echtzeit und stehen allen Abteilungen unbegrenzt und jederzeit zur Verfügung. So wissen die Kolleg:innen aus zum Beispiel Logistik und Einkauf direkt Bescheid, wenn ein Lieferant sein bestätigtes Zeitfenster auf einen anderen Tag verschiebt oder im Wareneingang der Status ‘LKW am Hof angekommen’ gesetzt wird.

• Digitaler Dokumentenaustausch:

  Von Lieferschein, Speditionsaufträgen bis hin zu Fotodokumentation von beschädigter Waren können jegliche Dokumente per Mausklick zwischen Lager, Einkauf und Vertrieb geteilt werden. Der digitale Dokumentenaustausch geht sogar einen Schritt weiter und ermöglicht das Teilen mit Speditionen, Lieferanten und externen Parteien.

• Maximale Transparenz:

  Durch einen eigenen Zugang zu TradeLink erhält jede Abteilung Einblick in alle relevanten Informationen rund um die Logistik am Standort und kann diese selbstständig jederzeit abrufen.

• Gemeinschaftliche Unternehmeskultur:

  Ein verbesserter Informationsaustausch, Transparenz und vereinfachte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verändert nachhaltig die Unternehmenskultur und schafft zusätzlich einen Sinn für Gemeinschaft.

• Kollaboration mit externen Partnern:

  Deine Kolleg:innen aus dem Vertrieb oder Einkauf haben durch regelmäßigen Gespräche weitere Kontaktpunkte und Anliegen mit deinen externen Partner. Durch die Anbindung weiterer Abteilungen kann sichergestellt werden, dass zukünftig alle Transporte über TradeLink avisiert werden und die Avis zentral in deinem Kalender erscheinen. So werden unankündigten Transporten auf eurem Hof gemeinsam ein Ende gesetzt.

Im Folgenden führen wir spezifische Vorteile für die Abteilungen Logistik, Einkauf, Vertrieb sowie Geschäftsführung und Management aus.

 

Logistik

Hierzu zählen insbesondere die Mitarbeiter:innen der Wareneingangs-/Warenausgangs-Disposition, die operativen Mitarbeiter:innen auf der Fläche (Rampenmitarbeiter:in, Schichtleiter:in, etc.), die Lagerlogistiker:innen sowie die Pforte/Wache. Die Logistik steht als Abteilung am Anfang einer jeden TradeLink-Einführung und genießt damit auch als Erstes folgende Vorteile:

• Leichtere Personalplanung: Mit einem Blick auf die avisierten Transporte für morgen, bzw. nächste Woche, können die Rampenmitarbeiter:innen verteilt oder Schichten kurzfristig angepasst werden.

• Priorisierung bei Be-/Entladung: Die avisierten Transporte geben den operativen Mitarbeiter:innen einen klaren Anhaltspunkt, welcher LKW zuerst be/entladen werden sollte - damit werden Diskussion über Bevorzugung auf dem Hof ein Ende gesetzt.

• Transparenz über das Tagesgeschäft: Die Kalenderansicht kann für die Mitarbeiter:innen auf der Fläche über einen großen Screen angezeigt werden. Durch die Echtzeit-Updates aktualisieren sich die Zeitfenster im Kalendar automatisch, sodass alle direkt informiert sind sobald sich die Ankunftszeit eines LKWs verändert.

   

Einkauf

Hinter jeder Anlieferung bei euch am Hof steht in den meisten Fällen ein Bestellauftrag des Einkaufs. Die Anbindung der Einkaufsabteilung an TradeLink bietet euch deswegen folgende Vorteile:

• Transparenz über Ankunft der Ware: Mit einem Blick in TradeLink kann über das Suchfeld herausgefunden werden, ob die Ware für eine Bestellung bereits geliefert ist oder für wann der Spediteur ein Zeitfenster gebucht hat.

• Dokumentenaustausch bei Klärfällen: Wenn die Ware beschädigt oder unvollständig angeliefert wird, können Fotos und Dokumentation einfach Avis-spezifisch mit der Einkaufsabteilungen (und gleichzeitig mit den externen Partnern) geteilt werden.

• Auswertung der Partner-Performance: Durch das Reporting in TradeLink können Aussagen darüber getroffen werden wie häufig die Lieferanten bzw. Spediteure von ihren avisierten Zeitfenstern abweichen. Diese Informationen können bei den nächsten Verhandlungen mit den Lieferanten sehr wertvoll sein.

 

 

Vertrieb

Der Vertrieb hat großen Einfluss auf die Abholungen, womit sich der Abteilung ähnliche Vorteile bieten wie dem Einkauf. Insbesondere für das Inkrafttreten der Lieferbedingungen (z.B. Ex Works), ist es für den Vertrieb wichtig zu wissen, ob und wann sich ein Kunde oder dessen Spedition ein Zeitfenster bucht.

 

Geschäftsführung & Management

Die Einbindung der Geschäftsführung und des Managements schafft Transparenz, insbesondere durch die Auswertungen euer Daten im Bereich des Reportings. Mit Einblick auf das ‘Operative Kennzahlen’-Dashboard werden Manager dafür sensibilisiert wieviele Transporte gerade am Hof abgefertig werden. Daraus können Trends abgeleitet werden, die für die Personalplanung oder Budgetierung auf Unternehmesebene wichtig sein können.

 

So lädst du weitere Abteilungen & Kollegen zu TradeLink ein

Mit der Voraussetzung, dass dein TradeLink-Account als Firmenbesitzer/-Admin hinterlegt ist, hast du die Möglichkeit weitere Nutzer*innen deiner Firma eigenständig einzuladen und zu verwalten.

Folge dafür einfach den folgenden Schritten:

1. Login auf tradelink.services

2. Navigiere zu den Einstellungen, indem du auf deinen Namen oben rechts in der Kontoübersicht klickst

3. Wähle auf der linken Seite in dem Fenster ‘Meine Firma’ die Nutzerverwaltung aus

4. Lade hierüber deine Kollegen aus den entsprechenende Abteilungen ein

Solltest du kein Firmenbesitzer/-Admin sein, kontaktiere bitte bestehende Firmenbesitzer*innen (vermerkt in der Nutzerübersicht), um dir die entsprechenden Rechte übertragen zu lassen.

Eine detaillierte Anleitung und Erklärung der Nutzerrollen findest du hier in unserem Helpcenter.

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