Durch unangekündigte Transporte kannst du Transporte, die bei dir am Hof ohne Avisierung ankommen, nachträglich im System erfassen.
Erstellen eines unangekündigten Termins
Das Erstellen eines unangekündigten Termins geht durch Drag&Drop oder Klicken im Kalender.
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Im nächsten Schritt, musst du alle Pflichtfelder ausfüllen. Hier hast du die Möglichkeit, Start- und Endzeit nochmal genau anzupassen.
Unter dem Reiter 'Partner' kannst du alle am Transport beteiligten Parteien spezifizieren.
Als nächstes hast du die Möglichkeit, die Ladeeinheit des unangekündigten Transports anzugeben. Besteht der Transport aus mehreren Ladeeinheiten, kannst du diese über 'Ladung hinzufügen' angeben. Enthält die Ladung 'Besonderheiten', kannst du diese durch Ankreuzen des jeweiligen besonderen Merkmals markieren.
Auch den Fahrzeugtyp kannst du unter 'Fahrzeug' angeben:
Im letzten Schritt kannst du, falls vorhanden, auch noch Dateien (z.B. den Lieferschein) hochladen:
Wenn du alle wichtigen Informationen angegeben hast, kannst du den Transport erstellen, indem du auf 'Unangekündigte Lieferung erstellen' klickst. Die Buchung ist dann im Kalender lila 'Terminanfrage versendet' hinterlegt, da diese intern erstellt wurde.
Da dieser Termin in Realität jedoch bereits stattgefunden hat, kannst du auf 'Termin angenommen' klicken.
Im Nachgang hat du über den Reiter 'Status' außerdem die Möglichkeit, die jeweiligen Statuspunkte nachträglich zu setzten. Auch hier kannst du die Zeit entsprechend anpassen.
Wenn alle Statuspunkte gesetzt sind, kannst du die Buchung mit einem Klick auf 'Termin angenommen' abschließen. Somit ist die Buchung nun im Kalender in grün hinterlegt und hat den Status 'Termin bestätigt'.
So wurde ein Termin, der vorher nicht angemeldet wurde, auch korrekt im System erfasst und kann später in das Reporting einfließen, sodass du dir am Monatsende ein Bild von der Anzahl der nicht angekündigten Termine machen kannst.
Außerdem kannst du am Monatsende die betroffenen Partner kontaktieren und sie auffordern, die Buchungen immer im Voraus über TradeLink zu melden.